Zlecenie jako punkt wyjścia

Wszystko zaczyna się od zamówienia: miejsce załadunku i rozładunku, okna czasowe, rodzaj towaru, wymagania dotyczące przewozu i stawka. W wielu firmach te informacje trafiają do dyspozytora mailem, telefonem lub komunikatorem, a potem są przepisywane. Każde przepisanie to szansa na pomyłkę w adresie czy godzinie. Dlatego pierwszym krokiem do uporządkowania floty jest wprowadzenie jednego miejsca, w którym zlecenie powstaje i skąd dane płyną dalej. Rolę tę pełni system TMS, czyli oprogramowanie do zarządzania transportem, które zbiera zlecenia, przypisuje je do pojazdów i kierowców i pilnuje terminów.
 

Planowanie: kto, czym i kiedy

Dobry plan uwzględnia więcej niż to, które auto jest wolne. Dyspozytor musi sprawdzić ładowność i typ nadwozia, dostępny czas pracy kierowcy, aktualne położenie pojazdu oraz kolejne zlecenia w grafiku. Gdy te dane są rozproszone, plan powstaje z pamięci i doświadczenia, co działa tak długo, jak długo jest jeden doświadczony dyspozytor. Gdy dane są zebrane w systemie, można szybciej porównać warianty i zauważyć konflikty, na przykład dwa zlecenia nakładające się w czasie albo trasę, której kierowca nie zdąży wykonać w dozwolonym czasie.
 

Trasa na żywo: co mówią pojazdy

W trakcie realizacji zlecenia kluczowe jest to, co dzieje się na drodze. System monitorowania pojazdów przekazuje do biura pozycję auta, prędkość, postoje i odchylenia od zaplanowanej trasy. Dyspozytor nie musi dzwonić do kierowcy, żeby zapytać, gdzie jest, bo widzi to na mapie. Dzięki temu może szybciej reagować: poinformować klienta o opóźnieniu, zaproponować inną kolejność rozładunków albo skierować na miejsce inny pojazd, gdy coś pójdzie nie tak.

Dla kierowcy to także ulga. Mniej telefonów oznacza mniej rozpraszania podczas jazdy, a jasno określone zadania w aplikacji zmniejszają ryzyko nieporozumień z biurem.
 

Po trasie: raporty i rozliczenia

Zakończenie zlecenia nie kończy pracy z danymi. Z systemów wynika, ile kilometrów pojazd faktycznie przejechał, ile czasu trwały postoje, jakie było zużycie paliwa i czy trasa została wykonana zgodnie z planem. To podstawa do rozliczeń z klientem, z kierowcą i do wewnętrznej kontroli kosztów. Porównanie planu z wykonaniem pokazuje, gdzie firma traci: na zbyt długich załadunkach, na dojazdach bez ładunku, na trasach, które można było skrócić.
 

Co zyskują poszczególne osoby w firmie

Dyspozytor ma obraz sytuacji bez dzwonienia, księgowa dostaje komplet danych do faktury, właściciel widzi koszty i wykorzystanie floty, a klient może otrzymać rzetelną informację o czasie dostawy. Każdy z tych efektów jest niewielki, ale razem przekładają się na mniej błędów, mniej godzin pracy biurowej i lepsze relacje z klientami.
 

Jak zacząć wdrożenie

Najlepiej nie zmieniać wszystkiego naraz. Rozsądnie jest zacząć od spisania obecnego obiegu zlecenia: kto je przyjmuje, kto planuje, kto kontroluje wykonanie, kto rozlicza. Potem wybiera się obszar, który sprawia najwięcej problemów, i wdraża w nim nowe narzędzie. Szkolenie ludzi jest równie ważne jak sam system, bo bez przyzwyczajenia zespołu nawet najlepsze oprogramowanie zostanie ominięte.

Przykładem podejścia łączącego monitoring i zarządzanie zleceniami jest telematyka samochodowa ATROM, obejmująca zarówno śledzenie pojazdów, jak i oprogramowanie do planowania transportu. Wybierając dostawcę, warto sprawdzić, czy oba obszary współpracują ze sobą, bo dopiero wtedy dane z trasy trafiają do planu bez ręcznego przepisywania.
 

PL / fot. atrom.com.pl

Materiał: Artykuł sponsorowany