W związku z podawanymi przez portale internetowe informacjami, których źródłem jest amerykańska stacja telewizyjna CBS News, zwracającymi uwagę na zagrożenia związane z używaniem urządzeń kopiujących Radny Robert Wardzała zwrócił się do Prezydenta miasta z następującymi pytaniami:

1. Czy i w jaki sposób używane w Urzędzie Miasta Tarnowa kopiarki są zabezpieczone przed odczytywaniem danych zawartych na materiałach kopiowanych zapisywanych na twardych dyskach urządzeń kopiujących?

2. W jaki sposób regulowany jest dostęp do kserokopiarek w Urzędzie Miasta? Czy są osoby odpowiedzialne za korzystanie z nich czy też urządzenia są do dyspozycji wszystkich pracowników urzędu?

3. Co się dzieje z urządzeniami kopiującymi wycofywanymi z eksploatacji? Czy przed ich wycofaniem dane zapisane na twardym dysku są w sposób trwały usuwane?

4. Czy mieszkańcy mogą mieć pewność, że ich dokumenty zawierające poufne dane lub dane osobowe nie trafią w niepowołane ręce? Czy urządzenia kopiujące wyposażone są w oprogramowanie umożliwiające usuwanie danych zapisanych na twardych dyskach tych urządzeń?

Jak twierdzi Radny, który zainteresował się tym istotnym problemem, odpowiedź na postawione wyżej pytania jest ważne o tyle, że w urzędzie kopiowane są tysiące dokumentów zawierających dane handlowe, osobowe, finansowe i inne, które objęte są ochroną. Ich właściciele są przekonani, że poza urzędnikami wykorzystującymi je w celach służbowych nie trafią one do nikogo innego. Tymczasem w sytuacji braku odpowiednich zabezpieczeń, wskutek ewentualnej sprzedaży używanych urządzeń, do kopiowanych na nich dokumentów i materiałów nieograniczony dostęp mogą mieć do nich osoby trzecie.

Co jest istotne, problem ten dotyczy nie tylko Urzędu Miasta Tarnowa, ale także wielu innych instytucji państwowych i samorządowych takich jak Małopolski Urząd Wojewódzki, sąd, prokuratura, ZUS, KRUS, policja i inne.

- Warto byłoby zastanowić się nad zasadami kopiowania dokumentów w tych instytucjach pod kątem możliwości odzyskiwania danych z twardych dysków przez osoby trzecie. W razie braku odpowiednich zabezpieczeń istnieje ryzyko, że informacje dotyczące indywidualnych osób mogłyby trafić w niepowołane ręce - zauważa Robert Wardzała..